Cu dezvoltări rapide în tehnologia de azi, semnăturile electronice devin din ce în ce mai mult parte din viața noastra de zi cu zi. Oamenii folosesc semnături electronice când comandă produse, completează aplicații și chiar pentru a semna documente. În cazul în care trebuie să semnezi un document Word, veți avea nevoie de cunoștințe online și soluții de securitate. Gândiți-vă la semnăturile electronice ca la dispozitivele pe care le folosiți pentru a începe sesiunea pe contul dvs. Facebook sau Google.
În acest articol vom explica ce reprezintă semnături electronice, mai exact modul în care o semnătură poate fi adăugată într-un document Word și beneficiile semnăturii electronice.
Ce este semnatura electronica?
Semnăturile electronice sunt instrumente digitale care permit utilizatorilor să semneze documente, aplicații și chiar produse, toate acestea fiind oferite și securizate electronic. Când se utilizează semnăturile electronice, documentele pot fi distribuite prin e-mail sau în tranzacții online, producând rezultate în timp real, consolidând și economisind timp în ziua de azi.
Există mai multe tipuri de semnături electronice, cum ar fi:
• Semnătură digitală – semnătura unui document document digital, criptat și securizat cu ajutorul unui algoritm cheie criptografic.
• Semnătură grafometrică – aceasta determină dacă semnăturile de pe documentele pe care le furnizați sunt similare cu aceea care se află în arhiva dvs.
• Verificare biometrică – include scanarea ADN-ului, verificarea amprentei digitale, scanarea emblemelor sau chiar scanarea părții inferioare a fetei.
De ce este important să adăugați semnătura electronică în documentele Word?
Semnăturile electronice sunt de mare ajutor pentru companiile care se luptă cu munca de birou, deoarece acestea permit economisirea timpului, reducând cheltuielile totale și oferind încredere și autenticitate documentelor.
Din moment ce semnătura electronică se utilizează în medii care necesită în mod constant schimb de informații, formulare și aplicații, utilizarea acestui sistem de semnare în documentele Word ar trebui luate în considerare. Acest lucru ar reduce numărul de greșeli, economisind în același timp o mulțime de timp.
Mai jos vom explica cum semnăturile electronice pot fi adăugate în documentele Word și modul în care pot fi protejate aceste documente.
Cum să semnezi electronic în Word
Adăugarea semnăturii digitale la un document Word este foarte simplă. Există mai multe modalități de a realiza acest lucru, în funcție de soluția de securitate pe care o folosiți.
Soluția de securitate:
Înainte de a putea adăuga semnăturile electronice în documentele Word, aveți nevoie de o soluție de securitate. Primul pas este să obțineți un certificat de înregistrare. Acest certificat conține informații despre semnătura electronică legată de un anumit computer, inclusiv numele și datele de contact ale titularului.
Un sistem de semnătură electronică poate fi o soluție independentă sau poate fi folosit ca parte a unui program de business. Cu o soluție independentă, aveți nevoie de un public keyserver, care generează chei publice pentru clientul dvs. Ceilalți utilizatori vor introduce cheia publică în propriul sistem pentru a se asigura că semnătura electronică este asociată corect pentru a putea fi validată.
Una dintre cele mai populare soluții de securitate este Microsoft Office 365, care oferă un produs dedicat semnăturii electronice.
Adăugarea semnăturii:
După ce obțineți certificatul de înregistrare, aceasta trebuie inclusă în documentul Word. Acest lucru se poate face foarte ușor.
• Deschideți documentul Word în care doriți să adăugați semnătura electronică.
• Faceți clic pe fila „Fila”, iar apoi pe „Adăugați semnătură”.
• Dacă ești în Microsoft Office 365, veți vedea o listă de denominatori de corp care pot fi selectați, lăsând necesitatea certificatelor de înregistrare.
• În cazul în care aveți propriul certificat de înregistrare sau folosiți o soluție de terțe părți, alegeți varianta „Adăugați semnătură digitală”.
• Selectați Certificatele de înregistrare și adăugați-le semnătura electronică în documentul Word.
• Apoi faceți clic pe „Trimite semnătura electronică” și acesta va verifica certificatul, astfel încât semnătura în document să fie validată.
Beneficiul semnăturii electronice:
Semnăturile electronice oferă o mare gamă de beneficii pentru orice activitate care necesită schimbul de documente de la un loc la celălalt. Acestea îmbunătățesc fluxul de lucru, creând un mediu în care lucrurile pot fi realizate rapid și cu siguranță.
