Semnarea unor documente electronically a devenit din ce in ce mai obisnuita, mai ales atunci cand vine vorba despre acte oficiale sau chiar autentificarea materialelor. Adaugarea unei semnaturi intareste orice document si de aceea, este important ca cel care semneaza sa cunoasca cum sa faca acest lucru. Chiar daca pare complicat la prima vedere, semnarea digitala a unui document in Microsoft Word poate fi, de fapt, destul de usoara. Acest articol cititorul va invata cum sa semneze anterior documentelor in format Word.
Cum semnezi un document in Microsoft Word
Microsoft Word este unul din cei mai populari procesatori de text si are capacitatea de a transforma orice document deja creat in Microsoft Word in document semnabil electronic. Semnarea se face prin folosirea unui fel de cosmetica pentru a adauga semnatura ta, chiar si invizibil. Acest lucru poate fi facut prin pastrarea documentului pe care doresti sa-l semnezi si urmarea urmatorilor pasi.
1. Salvarea documentului
Primul pas important inainte de a incepe procesul de semnare a unui document este salvarea acestuia. In primul rand, asigura-te ca ai salvat documentul care va fi semnat in datele mai recente. Salvarea documentului continua in urmatorul mod:
-
Apasa pe butonul “F ile”, situat pe partea stanga a ferestrei de lucru.
-
Selecteaza “Salvare ca”
-
Verifica ca numele si locatia documentului sunt exacte si se potrivesc tuturor destinatarilor
-
Apasa pe butonul “Salvare”
2. Formata semnatura
Un pas esential inainte de adaugarea semnaturii in documentul Microsoft Word, este formatarea acesteia. De obicei singura modalitate in care se poate adauga o semnatura in Word, este prin transformarea textului sau chiar a unei imagine cu semnatura din viata reala, intr-o imagine. Pentru a face acest lucru, cititorii pot folosi unul din urmatoarele doua optiuni si anume:
-
Programul Microsoft Paint- cu ajutorul acestui program, utilizatorii pot scana, copia sau salva o imagine a semnaturii din viata reala intr-un format compatibil cu Microsoft Word
-
Photograpy Imaging (Microsoft) – utilizatorii pot folosi aceasta optiune in cazul in care isi doresc sa transforme o imagine a semnaturii lor cu un singur click.
In ambele cazuri, asigura-te ca schimbi dimensiunea imaginii sa se potriveasca cu dimensiunea documentului.
3. Introducere semnatura
In momentul in care imaginea pentru semnatura este pregatita, utilizatorii trebuie sa rezolve problema cum sa introduca imaginea in Microsoft Word. Introducerea semnaturii in Word poate fi facuta prin urmatorii pasi:
-
Selecteaza imabina semnaturii si apoi tine in butonul ”Ctrl si C”
-
Treci la documentul care trebuie semnat, deschizand-ul in Microsoft Word
-
Atinge punctul exact unde ai vrea sa se afle semnatura
-
Apasa butonul ”Ctrl si V”
In cele din urma, vizualizeaza pozitionarea si dimensiunea semnaturii si corecteaza orice detaliere, este necesara.
4. Relocarea documentului semnat
Un alt pas important inainte de trimiterea documentului la destinatar este relocarea acestuia. Inainte de a invia documentul, asigura-te ca l-ai salva in format PDF. Acest lucru poate fi facut prin:
-
Selectarea “Salvare ca”
-
Apasarea “Formate”
-
Oferirea numelui documentului
-
Selectarea ”Format PDF”
-
Apasarea butonului “Salvare”
Utilizatorii trebuie sa bifeze casuta “Utilizare standard PDF/A, solutie recomandata” pentru a asigura semnaturile electronice ca vor fi salvate in mod corect.
5. Inregistreaza semnatura
Dupa ce documentul a fost salvat in format PDF, trebuie sa ii adaugati semnaturi electronice. Inainte de a adauga semnatura, asigura-te ca ai instalat un certificat digital pe computer. Un certificat digital iti ofera un nivel de securitate, confirmandui ca documentul a fost semnat de „tu”.
Dupa ce certificatul digital a fost instalat, poti incepe procesul de adaugare a semnaturii in document. Acest proces poate fi realizat, urmand urmatorii pasi:
-
Deschide fisierul PDF
-
Apasa butonul „Semneaza documentul”
-
Apasa butonul „Adaugare semnatura”
-
Selecteaza modul de semnare
In acest pas, utilizatorii trebuie sa selecteze modul prin care documentul va fi semnat (de ex. folosind un certificat digital sau prin simple scriere pe document).
6. Verificare semnatura
Ultimul pas inainte de a adauga definitiv semnatura la document, este verificarea acesteia. Verificarea semnaturii se face in urmatorul mod:
-
Atinge “Semnaturile electronice”
-
Selecteaza „Verificare valabilitate semnatura”
-
Deschide dialog boxul „Verificare semnatura”
In dialogul „Verificare semnatura”, utilizatorii pot vedea datele documentului si pot verifica ca documentul a fost semnat si lipit intr-un mod corect.
Semnarea electronic a unui document in Microsoft Word este un lucru destul de usor. Desi la prima vedere procesul de semnare poate parea destul de dificil, speram ca acest articol sa fi transformat intregul proces in ceva mai putin intimidant si mai frecvent. Datorita pasi simpli enumerati mai sus, oricine poate semna un document electronic cu usurinta si incredere.
