În curând, lumea noastră digitală își va extinde întregul răspuns și apropierea de totul, de la comunicarea cu persoana de lângă voi la managementul documentelor. Diferite sectoare se îndreaptă spre digitalizarea activității lor, eliminând utilizarea materialelor hârtie.
În sfera birourilor, dosarele scrise manual există de mult timp, însă, în ultimii ani, au devenit tot mai puțin relevante prin apariția noilor tehnologii. Dosarele electronice au devenit o necesitate cu o rată de creștere exponentială.
Beneficiile și dezavantajele unei: Dosare scrise vs. dosare electronice
Astăzi, vom discuta despre cele mai importante avantaje și dezavantaje ale ambelor metode de depozitare și considerare a documentelor, care sunt dosarele scrise și dosarele electronice.
Vom încerca să aducem la lumină modul în care acestea diferă, avantajele și dezavantajele fiecăruia, trecerea inutilizării dosarelor scrise la dosarele electronice și cum poate o companie să facă această trecere eficient.
Intră în detaliu și să aruncăm o privire mai atentă și analitică asupra celor două tipuri de dosare.
1. Care este diferența între un dosar scris și un dosar electronic?
Un dosar scris poate fi clasificat ca fiind un dosar căptușit cu material hârtie, cu toate documentele scrise și încadrate manual (fie că sunt facturi, licitații, nomenclator, documente mărci comerciale etc.).
De cealaltă parte, dosarele electronice nu au nici o legătură cu hârtia. Acestea sunt de fapt documente și fișiere electronice care sunt stocate pe servere cloud sau la alte locații, cum ar fi servere personale, aplicații mobile dedicate sau unități externe externe.
2. Avantajele dosarelor scrise
În mod obișnuit, tocmai de la crearea documentelor manuale, fiecare a avut avantajul de a stoca documentele într-un dosar căptușit cu material hârtie. Această practică oferă numeroase avantaje, inclusiv:
● Simplitatea: Acest lucru poate fi realizat de fiecare, atât de simplu cum este să scrieți un document, pliați-l și introduceți-l în dosar.
● Reducerea costurilor: Aceste dosare necesită un cost izolat, comparativ cu achiziționarea unor aplicații sau a unor software-uri de bază.
● Design simplu: Această metodă se distinge prin simplitatea și ușurința de a utiliza un dosar scris. Utilizatorii se pot orienta rapid prin documentele lor, ceea ce le oferă o experiență excelentă.
3. Dezavantajele dosarelor scrise
Multe dintre avantajele dosarelor scrise vin și cu dezavantaje, dintre care enumerăm următoarele:
● Riscul suprascrisei: Documentele scrise sunt adesea suprascrise și aranjate manual, ceea ce prezintă riscul de a fi pierdute sau distruse accidental din cauza greșeli sau pierdere.
● Necontrolabil: Odată ce un document este introdus în interiorul dosarului, este aproape imposibilă monitorizarea documentului, ceea ce creează problema obținerii accesului la acest document la momentul potrivit.
● Dificultatea căutării: Niște documente scrise pot fi greu de găsit și de organizat corespunzător, cu toată limitele sale de stocare fizică.
4. Avantajele dosarelor electronice
Procesul de digitalizare a dosarelor a venit cu o mulțime de avantaje majorității companiilor. Acestea sunt, în principiu, avantaje față de dosarele scrise și sunt:
● Digitizare: Acest lucru înseamnă că documentele pot fi digitale, deci nu se mai află în lumea fizică. Aspectul lor poate fi egale cu documentele clasice și, de asemenea, pot fi citite și modificate conform necesităților.
● Disponibilitate: Un dosar electronic poate fi deschis sau accesat de cineva aflat la mare distanță, dacă este public, prin orice dispozitiv care are acces la internet.
● Dezinhibare: Cu o foaie de hârtie, vă puteți nota și limita numeroase documente, însă cu un dosar electronic, puteți stoca orice AVI, MP4, PDF, DOC și transfera mai departe când aveți nevoie.
5. Dezavantajele dosarelor electronice
Cu toate avantajele mai sus menționate ale dosarelor electronice, trebuie să ținem cont de și de dezavantajele acestui format, printre care amintim:
● Probleme de comunicare: Acest lucru se întâmplă în special când documentele electronice sunt trimise prin corespondență. Din cauza colaborării, diversitatea în cadrul echipei poate crea riskuri de încălcare a regulilor și codurilor.
● Creșterea cheltuielilor:Un dosar electronic necesită achiziționarea unor software-uri și aplicații pentru a funcționa la capacitatea maximă, ceea ce presupune cheltuieli considerabile pentru calculatoare și propriul lor personal.
● Virusi și securitate: Acestea sunt cele mai mari pericole pentru un dosar electronic.
